Cerchi come pianificare un evento o consigli sulla pianificazione di un evento?
Sei nel posto giusto.
Ecco dieci passaggi che un’importante agenzia di eventi digitali a Milano abbiamo identificato come chiave per un evento di successo.
Anche se non possiamo identificare tutti i dettagli a cui devi pensare, poiché gran parte di essi dipenderà dal tipo di evento che stai organizzando, possiamo suggerire alcune best practice che è importante seguire per qualsiasi evento.
Sviluppa gli obiettivi dell’evento
Il primo passo nella pianificazione del tuo evento è stabilire un obiettivo e obiettivi tangibili.
Per prima cosa, inizia chiedendoti: perché stai organizzando questo evento e cosa speri di ottenere? Se conosci gli obiettivi chiave della tua azienda, puoi concentrarti affinché ogni parte del tuo evento sia orientata al successo.
Stai cercando di aumentare la consapevolezza del tuo Brand o vuoi raccogliere una quantità predeterminata di donazioni per il tuo prossimo progetto? Speri di attirare 50 o 500 ospiti?
Stabilire un obiettivo con metriche quantificabili di successo renderà più facile per il tuo team assicurarsi di raggiungerli.
Organizza il tuo team
Ogni evento richiede uno sforzo concertato di squadra per gestire tutti i dettagli. Considera l’idea di contattare un Event Manager che si occupi di:
- Gestione del locale;
- Altoparlanti;
- Divertimento;
- Pubblicità;
- Sponsor;
Assegnare ruoli individuali ai membri del team crea un sistema di responsabilità, oltre a impedire che le attività cadano nel dimenticatoio. Inoltre, ti consentirà di delegare, ma non dimenticare di tenere conto delle riunioni dei comitati nel calendario del tuo programma di eventi!
Stabilisci il tuo budget
Stabilire il budget del tuo evento è una delle parti più importanti nel processo di pianificazione.
Alcune delle spese critiche che devi includere nel tuo budget sono:
- Luogo: questo costo dovrebbe includere il noleggio e qualsiasi assicurazione necessaria per l’affitto.
- Cibo e bevande: questo campo è abbastanza autoesplicativo. Tuttavia, ricorda che l’importo che puoi permetterti qui potrebbe anche determinare il numero di biglietti che puoi vendere.
- Intrattenimento: questo campo può essere personalizzato in base alle tue esigenze: sia che sia assegnato agli altoparlanti, a un DJ o persino a un maiale parlante, assicurati di avere un margine di manovra per i costi di viaggio e alloggio, nonché eventuali compensi.
- Arredamento: sceglierai un tema barattolo di vetro fai-da-te o uno un po ‘più elaborato? Stabilire i costi in anticipo ti aiuterà a determinare quale ti puoi permettere.
- Personale: questa categoria potrebbe essere spesso dimenticata, ma è fondamentale per tenere conto dei costi di trasporto e alloggio del tuo personale, soprattutto se sei diretto fuori città. Anche il budget del tempo del personale (su cosa spenderebbe il tempo se non stesse lavorando a questo evento?) Può aiutarti a decidere se vale la pena di quell’incontro extra.
- Marketing: sia che tu decida di promuovere il tuo evento tramite Facebook o di passare alla vecchia scuola mettendo volantini in tutta la città,
- Software: se non stai già pagando per alcun tipo di software di gestione degli eventi, considera di integrarlo nella pianificazione dell’evento.
- A / V: dai proiettori al wi-fi agli altoparlanti, questa categoria comprende un’ampia varietà di costi.
- Varie: anche l’evento meglio pianificato avrà dei costi aggiuntivi. Tenerne conto nel tuo budget ti assicurerà di non essere colto di sorpresa.
Anche se alcuni di questi elementi non sono ancora costi fissi, ad esempio se non hai ancora scelto un luogo, è importante tenere a mente il massimo che puoi permetterti di spendere prima di prendere tali decisioni.